Text copied to clipboard!
Titlu
Text copied to clipboard!Ofițer de gestionare a documentelor
Descriere
Text copied to clipboard!
Căutăm un Ofițer de gestionare a documentelor dedicat și organizat pentru a se alătura echipei noastre. În acest rol, veți fi responsabil pentru administrarea eficientă a tuturor documentelor interne și externe ale organizației, asigurându-vă că acestea sunt corect înregistrate, arhivate și accesibile în conformitate cu politicile și reglementările în vigoare.
Ofițerul de gestionare a documentelor joacă un rol esențial în menținerea integrității informațiilor și în sprijinirea proceselor operaționale printr-o gestionare eficientă a fluxului de documente. Veți colabora cu diverse departamente pentru a implementa și menține sisteme de arhivare fizică și digitală, precum și pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale și de audit.
Responsabilitățile includ primirea, clasificarea, înregistrarea, distribuirea și arhivarea documentelor, precum și actualizarea bazelor de date și a sistemelor de management al documentelor. De asemenea, veți fi implicat în elaborarea și actualizarea procedurilor interne privind gestionarea documentelor și veți oferi instruire personalului în utilizarea corectă a acestora.
Candidatul ideal are experiență anterioară într-un rol similar, cunoștințe solide despre sistemele de management al documentelor, atenție la detalii și abilități excelente de organizare. Este esențială capacitatea de a lucra cu confidențialitate și de a respecta termenele limită stricte.
Această poziție oferă oportunitatea de a contribui la eficiența operațională a organizației și de a lucra într-un mediu profesional și dinamic. Dacă sunteți pasionat de organizare, aveți o abordare metodică și doriți să faceți parte dintr-o echipă dedicată, vă încurajăm să aplicați.
Responsabilități
Text copied to clipboard!- Gestionarea și arhivarea documentelor fizice și digitale
- Clasificarea și etichetarea documentelor conform procedurilor interne
- Actualizarea bazelor de date și a sistemelor de management al documentelor
- Asigurarea conformității cu politicile interne și reglementările legale
- Colaborarea cu alte departamente pentru fluxul eficient al documentelor
- Elaborarea și actualizarea procedurilor de gestionare a documentelor
- Oferirea de suport și instruire angajaților privind utilizarea sistemelor de arhivare
- Monitorizarea termenelor de păstrare și distrugere a documentelor
- Gestionarea cererilor de acces la documente
- Participarea la audituri interne și externe privind documentația
Cerințe
Text copied to clipboard!- Experiență anterioară într-un rol similar
- Cunoștințe solide despre sistemele de management al documentelor
- Abilități excelente de organizare și atenție la detalii
- Capacitatea de a lucra cu informații confidențiale
- Cunoștințe de operare PC și pachet Microsoft Office
- Abilități bune de comunicare scrisă și verbală
- Capacitatea de a respecta termenele limită
- Cunoștințe despre reglementările legale privind arhivarea documentelor
- Spirit de echipă și atitudine proactivă
- Studii medii sau superioare finalizate
Întrebări posibile la interviu
Text copied to clipboard!- Ce experiență aveți în gestionarea documentelor?
- Ați lucrat anterior cu un sistem de management al documentelor?
- Cum asigurați confidențialitatea documentelor sensibile?
- Cum gestionați un volum mare de documente într-un timp scurt?
- Ce metode folosiți pentru a organiza eficient documentele?
- Ați participat la audituri privind documentația? Dacă da, ce rol ați avut?
- Cum reacționați în situații de stres sau sub presiunea termenelor limită?
- Ce tipuri de documente ați gestionat anterior?
- Aveți experiență în instruirea altor angajați privind arhivarea?
- Ce aplicații software ați folosit pentru gestionarea documentelor?
